Hva bør en kaffemaskin på jobb koste?

En kaffeavtale til et kontor med 10–30 daglige brukere starter på rundt 1 000 kr per måned. Den prisen dekker maskinen og driftsavtalen som følger den. Kaffen og ingrediensene kommer i tillegg, og der er det forbruket deres som avgjør. Skal du sammenligne to tilbud, er prisen per kopp et bedre mål enn månedsleien.

Et av de vanligste spørsmålene jeg får, er hva en kaffemaskin koster. Det høres enkelt ut, og jeg oppfattes nok som unødig vanskelig når jeg svarer at det kommer an på. Men det er sant: det er ikke maskinen alene dere kjøper, det er en kaffeløsning. Under går jeg gjennom hva den består av, og hva hver del gjør med prisen.

De fire delene i prisen

En kaffeløsning på jobb er satt sammen av fire ting:

• maskinen, som dere enten leier eller kjøper
• driftsavtalen som følger maskinen
• kaffen og eventuelle andre ingredienser
• forbruksvarer som filter, krus, rensemiddel og vannfilter

De to første er faste og forutsigbare. De to siste følger forbruket, og det er der to kontorer med samme maskin ender på ulik kostnad.

Kaffeavtale og driftsavtale er to nivåer

Dette er verdt å holde fra hverandre, fordi tilbud fra ulike leverandører ikke alltid gjør det.

Kaffeavtalen er det samlede tilbudet: maskinen og avtalen som må følge med den. Det er den prisen dere ser når vi skriver «fra ca. 1 000 kr per måned».

Driftsavtalen er innholdet i den avtalen: garantier, servicenivåer, hvem som gjør hva, og hva dere kan forvente når noe stopper. Den kalles også serviceavtale, og på engelsk SLA. Skal dere kjøpe maskinen i stedet for å leie, trenger dere fortsatt en driftsavtale. En kaffemaskin har slitedeler som skal byttes et par ganger i året, og noen må inn og se på den med jevne mellomrom. Telefonsupport ligger som regel inne. En driftsavtale starter fra 595 kr i måneden.

Når du sammenligner to tilbud, ligger forskjellene oftere i hva driftsavtalen forplikter leverandøren til enn i selve maskinprisen.

Leie eller kjøpe

Prisen varierer med kapasitet, antall maskiner, og om dere vil ha melk, kakao og flere valg i menyen. Et konkret utgangspunkt: 10–30 daglige brukere, én ny maskin, leie over fem år, gir typisk fra rundt 1 000 kr per måned. Avtalelengden kan settes fra 6 til 60 måneder.

Og et poeng som overrasker en del: den rimeligste maskinen er ofte den som allerede står der. Har dere en maskin i god stand, kan den settes i drift på en egen avtale i stedet for å byttes ut. Vi har holdt på siden 2006, og 20+ år med service har lært oss at levetiden på godt utstyr er lengre enn folk tror.

Kaffen: velg type før du velger maskin

Her går mange rett på maskinen. Jeg pleier å snu på det. Bestem først hva slags kaffe dere vil ha, altså hele bønner, malt eller instant, og la det styre om dere ender på en espressobrygger eller en friskbrygger, altså en automatisk maskin som brygger gjennom papirfilter. Rekkefølgen er viktig, fordi maskinen som gir best resultat med malt kaffe er en annen enn den som gir best resultat med hele bønner.

Kilopriser på kaffe og ingredienser tar jeg ikke med her. De endrer seg raskt, og de er uansett noe dere og leverandøren blir enige om. Det som betyr noe når dere bestemmer dere, er noe annet: hvor mange typer dere kan velge mellom, om smaken treffer dem som faktisk drikker kaffen, og hvor bredt sortimentet er når noen vil ha noe annet enn svart kaffe.

Kaffen kommer med serviceruten, eller dere kjøper direkte fra bilen. Påfyll av maskinen gjør dere selv, siden det ligger naturlig hos dem som er der.

Prisen per kopp er tallet som lar deg sammenligne

Legg sammen alle fire postene over en periode, og del på antall kopper som faktisk ble drukket. Da får du prisen per kopp.

Grunnen til at den er nyttig, er at månedsleien alene ikke sier noe om hvor mye kaffe dere får ut av den. Et kontor som drikker mye, fordeler den faste kostnaden på flere kopper og lander lavere per kopp, selv om ingrediensutgiften stiger. Et kontor som drikker lite, får motsatt regnestykke. To tilbud med samme månedspris kan gi ganske ulik pris per kopp.

Hvor mange kopper dere kommer til å drikke, er lettere å anslå enn folk tror. Tallene for nordmenns kaffevaner gir et brukbart utgangspunkt: de som drikker kaffe, tar i snitt 4,3 kopper i døgnet, og 44 prosent av kaffekonsumet skjer på arbeid eller skole.

Hva jeg pleier å anbefale

For de fleste kontorer havner hele kaffeløsningen på noen tusenlapper i måneden. Jeg har ennå til gode å se en bedrift der den utgjorde en merkbar andel av totalutgiftene.

Derfor er rådet mitt som regel å bruke litt mer på noe som fungerer hver dag, framfor å spare et par hundrelapper på noe som skuffer. En kaffemaskin er en av de få tingene på en arbeidsplass nesten alle bruker hver dag, og som folk merker med en gang den ikke leverer.

Vil du gå dypere i valget mellom eie og leie, og i hva du bør spørre en leverandør om, har vi samlet det i guiden til kaffe på jobben.

Artikkel oppdatert 24.8.2026 med priser og data. 

Guiden til kaffe på jobben.