Vad bör en kaffemaskin på arbetsplatsen kosta?

Naturligtvis är priset en viktig aspekt för många företag när de väljer kaffemaskin. Men borde det vara det?

En av de vanligaste frågorna jag får från kunder är vad en kaffemaskin kostar. Det låter som en ganska enkel fråga att svara på, så jag kanske uppfattas som lite väl svår när jag svarar att det beror på. Men vad kostar en bil? Ett hus? En semesterresa? Dessutom pratar vi ju egentligen inte om en kaffemaskin, utan snarare om en kaffelösning.

Istället för att ge en slumpmässig siffra ska jag prata lite om vad som ingår i priset och därmed påverkar vad den slutliga kostnaden blir. (Och ja, det blir lite konkreta siffror också).

Vad ingår i en kaffelösning?

Jag brukar säga att det finns fyra huvudelement som utgör en komplett kaffelösning:

• Hyra eller köp av själva maskinen
• Serviceavtal
• Ingredienser
• Andra förbrukningsvaror

Om du lägger ihop kostnaden för dessa och dividerar med hur många koppar som faktiskt konsumeras under en viss period får du vad vi i kaffebranschen kallar för kopppriset. Det är det du ska titta på, eftersom hög kaffekonsumtion innebär att till exempel råvarukostnaderna stiger. Kopppriset är alltså en enklare jämförelsegrund.

Hyr eller köper du en kaffemaskin?

Här varierar priset naturligtvis mycket beroende på många kriterier. Vilken är maskinens kvalitet? Hur stor är serveringskapaciteten? Ska du ha mer än en? Vill du ha kakao, mjölkdispenser och en rad andra funktioner? Vill du betala lite extra för snygg design? Kanske väljer du att köpa en begagnad maskin i bra skick istället för en helt ny? Allt detta påverkar det slutliga priset.

Men låt oss ta ett exempel för att ge dig något att arbeta med. Låt oss säga att du betjänar 10-30 dagliga användare och att du bestämmer dig för att leasa en ny maskin i fem år. Baserat på min erfarenhet kommer det vanligtvis att kosta någonstans från 1 200 kronor per månad.

Serviceavtal

Även om du väljer att köpa maskinen kommer du att behöva ett serviceavtal. En kaffemaskin har en del slitdelar som bör bytas ut ett par gånger per år, och någon bör komma förbi regelbundet för att kontrollera att maskinen fortfarande fungerar optimalt. Telefonsupport ingår vanligtvis också i avtalet.

Återigen varierar dessa avtal i pris beroende på vad din leverantör erbjuder och vad du vill inkludera. Väljer du en premiumvariant blir priset nära hälften av hyran för själva maskinen, från 595 kr per månad.

Ingredienser

En kaffemaskin är i stort sett värdelös om du inte fyller den med kaffe, så du måste naturligtvis räkna in kaffebönor och eventuellt andra ingredienser i det slutliga priset. Du har förmodligen redan en uppfattning om vad kaffe kostar och vet att priset kan variera kraftigt beroende på vilken kvalitet du väljer. Jag antar att du vill ha kaffe av en viss kvalitet, så prisuppskattningarna nedan är baserade på varumärken:

• 1 kg kaffe: från 200 kr
• 1 kg chokladpulver: från 250 kr
• 1 kg mjölkpulver: från 180 kr

Övriga förbrukningsvaror

Den sista posten är egentligen bara en samling av diverse tillbehör som sällan har någon större inverkan på det slutliga priset. Vi pratar om kaffefilter, pappersmuggar, rengöringsmedel eller ett och annat vattenfilter. Hur många du behöver här beror helt på vilken lösning du väljer. Vissa maskiner använder trots allt inte kaffefilter, och många företag använder riktiga muggar i stället för pappmuggar.

Några avslutande ord

Som du kan se handlar det i värsta fall om ett par tusen i månaden för de dyraste lösningarna. Jag har ännu inte sett ett företag där kaffelösningen står för en stor andel av de totala kostnaderna, så det känns naturligt att rekommendera kvalitet framför ekonomi om inte företaget har en särskilt snäv budget.

För att citera John Ruskin (1819-1900):

"Om man betalar för mycket förlorar man lite pengar - det är allt. När du betalar för lite förlorar du ibland allt, eftersom det du betalade för inte kunde göra det du betalade för."

Om du är nyfiken på att se vilken typ av kaffemaskin som är bäst för ditt företag, gör vårt test genom att klicka på knappen nedan.

Din kompletta guide till kaffe på jobbet.