din guide till kaffe på jobbet

Kaffe är bränslet som håller många av oss igång genom långa arbetsdagar. Vad gör kaffe så viktigt, och hur kan du bäst tillgodose ditt företags kaffetörstande anställda?

När vi pratar om att ta en kopp kaffe handlar det sällan bara om kaffet. Snarare handlar det om att ta en liten paus från vardagen, en andrumspaus, en liten ljusglimt där vi kan lägga datorn och papper åt sidan och höra hur helgen har gått. Den sortens saker har något att göra med välbefinnandet på arbetsplatsen. Vi kan alla tolerera en kopp surt eller intetsägande snabbkaffe då och då, men varenda dag man kommer till jobbet? Man kan inte låta bli att känna att vardagen är lite gråare.

Så länge du håller dig till max fem koppar om dagen är kaffe faktiskt förvånansvärt bra för dig. Visste du till exempel att kaffe står för 60 procent av de antioxidanter vi norrmän får i oss? Så om du dricker mycket kaffe på jobbet är de där blåbären inte så viktiga.

Dessutom innehåller en kopp kaffe delar av den rekommenderade dagliga dosen av vitamin B2, B3 och B5, för att inte tala om mangan och kalium, som vi annars vänder oss till till exempel avokado, vetekli eller brysselkål för att få i oss. Inte minst verkar kaffe öka fettförbränningen med 10–30 procent. För den som försöker gå ner i vikt är kaffe en njutning som man inte behöver ge upp. Se bara till att använda ett filter – det finns fetter i kaffe som filtret fångar upp.

Hva med psykologiske effekter? Å jada, kaffen briljerer her også. I et Harvard-studie hvor de fulgte over 50.000 kvinner i ti år, oppdaget de at de som drakk fire eller flere kopper kaffe hadde 20 prosent mindre sjanse for å bli deprimerte enn dem som stort sett holdt seg unna. Fristende kaffe på jobb kan altså føre til mindre psykisk betinget sykefravær.

Prøvesmaking: Få god kaffe på arbeidsplassen

Da har vi selvsagt ennå ikke nevnt det de fleste forbinder med kaffe – nemlig at det kvikker deg opp. I tidsskriftet Den Norske Legeforening kan vi lese at «bruk av koffein fører til økt velvære, bedret humør, økt konsentrasjonsevne, økt våkenhet med et forsinket søvnbehov, følelsen av økt energi og en mulig bedring av visse kognitive funksjoner».

Hvordan kan man konkludere med annet enn at kaffen er en regelrett vidunderdrikk?

Om du nu är frestad att skaffa en bättre kaffemaskin till ditt kontor, finns det fortfarande några val du måste göra. Du måste välja en maskin, en leverantör och bestämma om du vill äga eller hyra maskinen. Vi kommer att ta itu med det förra först. På v:aroma erbjuder vi både köp- och hyreslösningar, men vi rekommenderar vanligtvis att man tecknar ett hyresavtal. Jag kommer att förklara varför.

Om du väljer att köpa en kaffemaskin till ditt företag är det främst i hopp om att uppnå ett restvärde mot slutet av maskinens livslängd. Om maskinen håller i sex år, medan det tog dig fem år att tjäna in vad ett leasingavtal skulle ha kostat, är det sista året praktiskt taget gratis. Med ett leasingavtal skulle även det sista året ha kostat. Detta kräver bra underhåll, och även att du inte frestas att byta in modellen mot en nyare version. Men om du är villig att göra jobbet kan det potentiellt finnas en del pengar att spara.

Har du läst: Hur övertygar du din chef att köpa en bättre kaffemaskin?

De flesta väljer att teckna ett serviceavtal ändå, även om de själva äger maskinen. Då kommer någon förbi ditt företag med jämna mellanrum för att göra underhåll, samt komplettera arbetsplatsen med sina föredragna kaffebönor. Särskilt att byta ut slitdelar är absolut nödvändigt för att maskinen ska fortsätta fungera optimalt, och för en vanlig maskin rekommenderas att byta ut dem två gånger om året. Du är därför sällan helt fri från bindande avtal, även om du har full rätt att kasta själva maskinen ut genom fönstret som en rockstjärna om du så önskar.

En vanlig tumregel är att köpa saker som ökar i värde och hyra saker som minskar i värde. Om du inte hittar en kaffemaskinsentusiast som samlar på modeller från några år tillbaka är det osannolikt att du kan sälja maskinen med vinst (men det är möjligt att krama ut några extra slantar på den med tiden). Det är därför vi vanligtvis föreslår att du hyr en kaffemaskin istället för att köpa den.

Tillsammans med leasingavtalet kan du få serviceavtal, där leverantören regelbundet skickar någon för att rengöra och underhålla maskinen, samt komplettera den med de anställdas favoritbönor. Många leverantörer låter dig uppgradera eller nedgradera avtalet om du upptäcker att du vill ha mer eller mindre service än vad som från början förväntats.

Många kommer också att tycka att det är positivt att ett leasingavtal tillåter dig att dela upp investeringen i flera delbetalningar, samtidigt som du kan kostnadsföra allt som en fast budgetpost.

En annen ting som er positivt med å leie, er at man kan endre på løsningen hvis behovet skulle endre seg med tiden. La oss si at man starter med en maskin som over noe tid viser seg å være for liten. Da kan man oppgradere til en større maskin, uten å bekymre seg for at man allerede har kjøpt den lille. Leverandøren vil kunne bytte maskin mot noen endringer i din leieavtale.

Ulempene ved å leie er som nevnt bindingstiden, samt at du må huske å aktivt avbestille avtalen om du ønsker å avvikle den. Støttemedlemmer på SATS vil sikkert kjenne seg igjen i at det ikke alltid er like enkelt å huske som man skulle tro.

För det handlar ju trots allt om smak. Därför sparar vi det sista inlägget till sist: Smaka på kaffet! De flesta leverantörer med självrespekt har ett showroom där du (och några utvalda anställda) kan smaka på produkten. Många av de billigaste leverantörerna upprätthåller sina låga priser genom att erbjuda billigt och dåligt kaffe, och det är här de kommer att visa sig.

Om leverantören har välkända varumärken är det ett gott tecken. Varumärken betyder kvalitet och kontinuitet, medan "hemmakaffe" kan variera kraftigt, eller till och med plötsligt gå ur produktion. Våga vara lite kräsen – du vill inte låsa dig till fem år av kaffe som dina anställda ser som ett skämt.

När frågan om ägande/leasing är besvarad och leverantören är avklarad återstår bara att välja själva kaffemaskinen. Självklart är det viktigt att kartlägga behoven i förväg. Ring till ett möte, skicka ut ett e-postmeddelande eller skapa ett frågeformulär på  SurveyMonkey för att ta reda på vad dina anställda vill ha. Här är några frågor du bör ställa:

• Hur många koppar dricker de på en vanlig dag?
• Vilken sorts kaffe är de intresserade av?
• Finns det behov av andra drycker, som varm choklad?
• Hur mycket underhåll är de villiga att göra själva?

Ta tillbaka resultaten av din kaffeundersökning till din leverantör och be om hjälp med att hitta en lösning som bäst passar ditt företags faktiska behov gällande maskinerna, serviceavtalet och själva kaffet. Om du dricker mycket kaffe ibland kanske du till och med vill ha mer än en maskin, så att många kan använda den samtidigt.

Sedan är det dags att titta på smakpreferenserna. Det finns två huvudtyper av kaffe: traditionellt bryggt droppkaffe och espresso med crema som bryggs under tryck. Mer komplexa kaffesorter har alltid en av dessa i botten, så smaktestet bör alltid baseras på det vanliga kaffet. Ta reda på vilket alternativ dina anställda föredrar och välj den maskin som kan leverera den varianten. 

Ett av de viktigaste valen du gör är huruvida maskinen ska ha tillgång till färsk mjölk eller inte. Vissa människor gillar verkligen mjölk i sitt kaffe, och med färsk mjölk kan du få cafévärdiga kaffelatter och cappuccinos på jobbet. Det kräver dock daglig rengöring och underhåll, så om inte någon är villig att ta på sig det ansvaret kan det vara lika bra att välja en variant med mjölkpulver. Ofta kan det vara nästan lika bra, i utbyte mot mycket mindre arbete.

Slutligen bör du också fundera över hur tekniskt kompetenta människorna på din arbetsplats är. Vissa maskiner är mer komplicerade att använda än andra (och det kan vara maskinens fel). Det värsta som kan hända är att du investerar i en helt ny kaffemaskin som aldrig används eftersom den har användbarheten av en rymdstation. Om du skaffar en pålitlig och användarvänlig maskin, samt engagerade och välutbildade anställda, kommer maskinunderhållet att gå som en dröm.

Som du ser er det en del å tenke på når arbeidsplassens nye helt skal velges, og jeg har full forståelse om du fremdeles sitter igjen med noen spørsmål. Neste skritt kan være å lese videre på v:aroma-bloggen, eller å ta kontakt med meg eller en av de andre her på huset for en uforpliktende prat. Er det en ting vi alle liker her så er det å snakke om kaffe.

Og selvfølgelig – vi spanderer.