din guide till kaffe på jobbet

Kaffe är bränslet som håller många av oss igång under långa arbetsdagar. Vad gör kaffet så viktigt, och hur kan du bäst tillgodose företagets kaffetörstiga medarbetare?

När vi pratar om att ta en kopp kaffe handlar det sällan bara om själva kaffet. Snarare handlar det om en liten paus i vardagen, en andningspaus, ett litet ljusglimt där vi kan lägga undan datorn och papperen och prata om hur helgen varit. Sådant påverkar trivseln på arbetsplatsen. Vi klarar alla av en sur eller smaklös pulverkaffe då och då, men varje dag på jobbet? Då blir vardagen lätt lite gråare.

Så länge du håller dig till högst fem koppar per dag är kaffe faktiskt förvånansvärt bra för dig. Visste du till exempel att kaffe står för 60 procent av antioxidanterna vi svenskar får i oss? Dricker du mycket kaffe på jobbet är alltså inte blåbären lika viktiga.

Dessutom innehåller en kopp kaffe delar av den rekommenderade dagliga dosen av vitaminerna B2, B3 och B5, samt mangan och kalium, som vi annars får från till exempel avokado, vetekli eller brysselkål. Kaffe verkar dessutom öka fettförbränningen med 10–30 procent. För den som försöker gå ner i vikt är alltså kaffe en njutning man inte behöver avstå från. Använd bara filter – det finns fettämnen i kaffe som filtret fångar upp.

Och de psykologiska effekterna? Jajamen, här briljerar kaffet också. I en Harvard-studie där man följde över 50 000 kvinnor i tio år upptäckte man att de som drack fyra eller fler koppar kaffe hade 20 procent lägre risk att drabbas av depression än de som nästan inte drack alls. Lockande kaffe på jobbet kan alltså bidra till mindre stressrelaterad sjukfrånvaro.

Provsmakning: Få gott kaffe på arbetsplatsen

Och då har vi förstås ännu inte nämnt det som de flesta förknippar med kaffe – nämligen att det piggar upp.. I tidskriften Den norska läkareforeningen kan vi läsa att "användning av koffein leder till ökat välbefinnande, förbättrat humör, ökad koncentration, ökad vakenhet med ett fördröjt sömnbehov, en känsla av ökad energi och en möjlig förbättring av vissa kognitiva funktioner."».

Hur kan man dra någon annan slutsats än att kaffe är en renodlad mirakeldryck?

Om du nu är sugen på att skaffa en bättre kaffemaskin till kontoret finns det fortfarande några val att göra. Du måste välja maskin, leverantör och bestämma dig för om maskinen ska ägas eller hyras.

Om du väljer att köpa en kaffemaskin till företaget är det främst i hopp om att få ett restvärde mot slutet av maskinens livslängd.

Har du läst: Hur övertygar du din chef att köpa en bättre kaffemaskin?

De flesta väljer att teckna ett serviceavtal ändå, även om de själva äger maskinen. Då kommer någon förbi ditt företag med jämna mellanrum för att göra underhåll, samt komplettera arbetsplatsen med sina föredragna kaffebönor. Särskilt att byta ut slitdelar är absolut nödvändigt för att maskinen ska fortsätta fungera optimalt, och för en vanlig maskin rekommenderas att byta ut dem två gånger om året. Du är därför sällan helt fri från bindande avtal, även om du har full rätt att kasta själva maskinen ut genom fönstret som en rockstjärna om du så önskar.

En vanlig tumregel är att köpa saker som ökar i värde och hyra saker som minskar i värde. Om du inte hittar en kaffemaskinsentusiast som samlar på modeller från några år tillbaka är det osannolikt att du kan sälja maskinen med vinst (men det är möjligt att krama ut några extra slantar på den med tiden). Det är därför vi vanligtvis föreslår att du hyr en kaffemaskin istället för att köpa den.

Tillsammans med leasingavtalet kan du få serviceavtal, där leverantören regelbundet skickar någon för att rengöra och underhålla maskinen, samt komplettera den med de anställdas favoritbönor. Många leverantörer låter dig uppgradera eller nedgradera avtalet om du upptäcker att du vill ha mer eller mindre service än vad som från början förväntats.

Många kommer också att tycka att det är positivt att ett leasingavtal tillåter dig att dela upp investeringen i flera delbetalningar, samtidigt som du kan kostnadsföra allt som en fast budgetpost.

En annan positiv sak med att hyra är att du kan byta lösning om dina behov förändras över tid. Låt oss säga att du börjar med en maskin som med tiden visar sig vara för liten. Då kan du uppgradera till en större maskin, utan att behöva oroa dig för att du redan har köpt den lilla. Leverantören kommer att kunna byta maskin i utbyte mot vissa ändringar i ditt hyresavtal.

Nackdelarna med att hyra är, som nämnts, bindningstiden, och att du måste komma ihåg att aktivt säga upp avtalet om du vill säga upp det. Supportmedlemmar på SATS kommer förmodligen att inse att det inte alltid är så lätt att komma ihåg som man skulle kunna tro.

För det handlar ju trots allt om smak. Därför sparar vi det sista inlägget till sist: Smaka på kaffet! De flesta leverantörer med självrespekt har ett showroom där du (och några utvalda anställda) kan smaka på produkten. Många av de billigaste leverantörerna upprätthåller sina låga priser genom att erbjuda billigt och dåligt kaffe, och det är här de kommer att visa sig.

Om leverantören har välkända varumärken är det ett gott tecken. Varumärken betyder kvalitet och kontinuitet, medan "hemmakaffe" kan variera kraftigt, eller till och med plötsligt upphöra att produceras. Våga vara lite kräsen – du vill inte låsa dig till fem år av kaffe som dina anställda ser som ett skämt.

Med frågan om ägande/hyra besvarad, och leverantören i rutan, återstår bara själva valet av kaffemaskin. Här gäller det förstås till kartlägga behovet i förväg. Ring till ett möte, skicka ett e-postmeddelande eller skapa ett frågeformulär om SurveyMonkey för att ta reda på vad dina anställda vill ha. Här är några frågor du bör ställa dig:

• Hur många koppar dricker de på en vanlig dag?
• Vilken sorts kaffe är de intresserade av?
• Finns det behov av andra drycker, som varm choklad?
• Hur mycket underhåll är de villiga att göra själva?

Ta tillbaka resultaten av din kaffeundersökning till din leverantör och be om hjälp med att hitta en lösning som bäst passar ditt företags faktiska behov gällande maskinerna, serviceavtalet och själva kaffet. Om du dricker mycket kaffe ibland kanske du till och med vill ha mer än en maskin, så att många kan använda den samtidigt.

Sedan är det dags att titta på smakpreferenserna. Det finns två huvudtyper av kaffe: traditionellt bryggt droppkaffe och espresso med crema som bryggs under tryck. Mer komplexa kaffesorter har alltid en av dessa i botten, så smaktestet bör alltid baseras på det vanliga kaffet. Ta reda på vilket alternativ dina anställda föredrar och välj den maskin som kan leverera den varianten. 

Ett av de viktigaste valen du gör är huruvida maskinen ska ha tillgång till färsk mjölk eller inte. Vissa människor gillar verkligen mjölk i sitt kaffe, och med färsk mjölk kan du få cafévärdiga kaffelattes och cappuccinos på jobbet. Det kräver dock daglig rengöring och underhåll, så om inte någon är villig att ta på sig det ansvaret kan det vara lika bra att välja en variant med mjölkpulver. Ofta kan det vara nästan lika bra, i utbyte mot mycket mindre arbete.

Helt til slutt burde du også ofre en tanke til hvor teknisk kompetente folk er på arbeidsplassen din. Noen maskiner er mer kompliserte å betjene enn andre (og det kan hende det er maskinens feil). Det verste som kan skje er at du investerer i en flunkende ny kaffemaskin som aldri blir brukt fordi den har brukervennligheten til en romstasjon. Skaffer du en driftsikker og brukervennlig maskin, samt dedikerte ansatte med god opplæring, vil maskinholdet gå som en drøm.

Som ni ser finns det mycket att tänka på när man väljer sin nya arbetsplatshjälte, och jag förstår helt om ni fortfarande har några frågor. Nästa steg kan vara att läsa mer på v:aroma-bloggen, eller att kontakta mig eller någon av de andra här på huset för ett icke-bindande samtal. Om det är något vi alla gillar här så är det att prata om kaffe.

Och självklart – vi behandlar.