Allt du behöver tänka på när du skaffar en kaffemaskin på jobbet

Så vad exakt behöver du ta itu med innan kaffemaskinen är på plats och medarbetarna kan avnjuta en uppfriskande espresso mellan mötena?

Jag brukar dela upp det i tre delar: behov, tekniska krav och driftskrav. Det finns egentligen inget som är jättesvårt att lösa, men det är viktigt att tänka på det i förväg.

1. Behov

När vi pratar om behov handlar det helt enkelt om vad kaffemaskinen är tänkt att lösa i första hand. Det är dumt att köpa en maskin som inte uppfyller de faktiska behov som dina anställda har.

För det första, vilken typ av dryck är de ute efter? Filterkaffe? Espresso? Cappuccino eller kakao? Vill folk ha kolsyrat vatten också? Det är en bra idé att antingen skicka ut ett litet e-postmeddelande eller skapa ett elektroniskt frågeformulär, eller kanske diskutera det i plenum om du är ett mindre företag.

För det andra, hur mycket kaffe behöver ni? Ju fler anställda du har och ju mer kaffetörstiga de är, desto mer kapacitet behöver du. Det är vanligt att företag med mycket folk köper flera maskiner på en gång för att undvika köer.

Läs också:Din guide till kaffe på jobbet

För att ta ett exempel: Jag hjälpte nyligen ett företag med kontor på tre våningar att hitta en bra kaffelösning. Det slutade med att vi valde totalt fem maskiner så att våningarna med åttio anställda vardera kunde använda två samtidigt, medan våningen med färre anställda nöjde sig med en.

Jag brukar använda en tumregel som säger att en genomsnittlig kaffedrickare dricker 3-4 koppar per dag, och att varje kopp tar cirka 30 sekunder i maskinen. På samma sätt kan du beräkna den ungefärliga arbetsbelastningen på din egen arbetsplats.

Slutligen är det naturligtvis viktigt att komma ihåg att säga upp ditt/dina tidigare avtal om du byter från ett till ett annat. Vanligtvis gäller en uppsägningstid på sex månader, men ofta är den nya leverantören villig att ta en del av de dubbla kostnaderna om du vill börja tidigare.

2. Tekniska krav

Det här avsnittet handlar om var och hur du ansluter maskinen.

Var ska maskinen placeras? Kanske är placeringen självklar, på en ledig bänk i företagets kök, men om det finns flera möjligheter lönar det sig att tänka till lite. Helst vill du hitta en plats som är diskret för dem som arbetar, men som inte gör att de behöver gå för långt. Se också till att det finns plats för alla som dricker kaffe, så att de inte klumpar ihop sig i ett trångt litet rum eller hindrar andra från att komma förbi.

Sedan måste du ta reda på om det faktiskt finns en vatten- och elanslutning till maskinen. Här kan du kolla med leverantören, men en vanlig kaffemaskin kräver samma sak som en diskmaskin. Du måste också använda en elektronisk läckagestoppare, så be din leverantör att tillhandahålla detta om du inte redan har en.

Dessutom finns det några potentiella specialfall som kan dyka upp. Jag träffade t.ex. på ett företag som hade kontor i en kulturminnesmärkt byggnad och därför inte fick borra i väggen. Det kan också vara svårt att fysiskt transportera maskinerna till kontoret om de är mycket stora, och då måste man ha en lösning på plats. I det här fallet kan din leverantör förmodligen hjälpa dig.

Läs också om detta: Hur kan kaffe öka välbefinnandet på jobbet?

3. Driftförhållanden

Även om en kaffemaskin är den mest självförsörjande kaffelösningen kräver den ändå en del underhåll. Cirka fem minuter varje dag måste ägnas åt att tömma/fylla maskinen och aktivera ett automatiskt rengöringsprogram. Detta kan antingen göras på roterande basis eller så kan du välja ett par lokala hjältar som tar på sig ansvaret. Det viktiga är att det blir gjort.

Därefter bör du välja ut en eller två kontaktpersoner för leverantören , och det är en bra idé att välja någon som ofta är på kontoret. Välj med omsorg, för det är de här personerna som tar en kaffelösning från bra till exceptionell.

Slutligen måste du ha ett lager för kaffebönor och annan utrustning. De flesta leverantörer kommer med regelbundna besök. Det är en god idé att fylla på lagret med kaffe och andra artiklar som maskinen behöver inför nästa gång leverantören kommer på besök. Utan detta kommer driften av lösningen att stanna av. Hitta ett skåp eller liknande i närheten av maskinen.

Läs också: Vad bör en kaffemaskin på jobbet kosta?

4. Välj maskin och leverantör

Okej, jag ljög. Det finns naturligtvis en fjärde punkt, nämligen att välja själva maskinen och den leverantör som ska leverera den. Men jag har skrivit mer om detta i en annan artikel:

Så väljer du rätt kaffemaskin för ditt företag

Jag är säker på att du hittar svar på många av dina frågor där.