På mange arbeidsplasser skjer svinnet i det stille: for mye etterfyll, feil bestillingsrytme, produkter som går ut på dato, og leveranser som kommer uten at behovet er reelt.
Det er sjelden én stor feil som skaper kostnaden.
Det er små avvik i hverdagsdriften — gjentatt over tid.
Den gode nyheten er at svinn kan reduseres betydelig uten store omstillinger, hvis man styrer etter faktisk forbruk i stedet for antakelser.
Hvor svinnet typisk oppstår
I kontor- og kaffedrift ser vi ofte de samme mønstrene:
- Etterfyll skjer etter fast kalender, ikke faktisk behov
- Forbruksvarer bestilles “for sikkerhets skyld”
- Ulike lokasjoner har ulikt forbruk, men får samme leveransefrekvens
- Oversikt over lagerstatus er manuell og personavhengig
- Service bestilles reaktivt, etter at feilen allerede har påvirket drift
Resultatet er unødvendig avfall, flere hastebestillinger og mer transport enn nødvendig.
Hva som fungerer bedre i praksis
1) Gå fra faste runder til behovsstyrt etterfyll
Fast leveranserytme er enkel å administrere, men ofte unøyaktig.
Behovsstyring gir bedre treffsikkerhet: etterfyll når nivåer faktisk tilsier det.
Effekt:
- færre overfylte lagerpunkter
- mindre kassasjon
- lavere risiko for “tomt akkurat når det trengs”
2) Bruk IoT-data til å planlegge smartere
IoT-tilkobling og telemetri kan gi løpende data på forbruk, nivå, feil og bruksmønster.
Det gjør det mulig å:
- justere leveranser per lokasjon
- planlegge service før nedetid
- kombinere leveranser mer effektivt
- redusere unødige kjørte kilometer
Effekt:
Bedre presisjon i både drift og logistikk, med lavere svinn som konsekvens.
3) Skill mellom høyrisiko- og lavrisikovarer
Ikke alle forbruksvarer bør styres likt.
Varer med kort holdbarhet eller høy kost bør ha strammere styring enn stabile varer.
Eksempel på enkel prioritering:
- Høy risiko: ferskvarer/varer med kort holdbarhet
- Middels risiko: standard forbruksvarer med varierende uttak
- Lav risiko: varer med lang holdbarhet og stabilt forbruk
Effekt:
Ressursene brukes der svinnrisikoen faktisk er størst.
4) Innfør min/max-nivå per lokasjon
Sett minimums- og maksimumsnivå for hver lokasjon i stedet for én generell standard.
Effekt:
- mindre “for sikkerhets skyld”-bestilling
- jevnere lagerbeholdning
- enklere opplæring ved personbytte
5) Velg forbruksvarer med dokumentert miljøprofil
Miljømerkede produkter og smartere emballasje løser ikke alt alene, men de blir viktige når basisdriften er på plass.
Effekt:
Lavere miljøbelastning per enhet — uten at driftssikkerheten svekkes.
KPI-er som bør følges månedlig
For å redusere svinn må det måles enkelt og jevnlig.
Start med disse fem:
- Svinnandel per varekategori
- Leveranser per lokasjon per måned
- Hastebestillinger per måned
- Servicehendelser (reaktiv vs planlagt)
- Andel miljømerkede forbruksvarer
Poenget er ikke mest mulig rapportering.
Poenget er å få et styringsgrunnlag som gjør forbedring mulig.
90-dagers plan for mindre svinn
Uke 1–2: Kartlegg nåsituasjonen
- hvilke varer kastes
- hvor ofte det bestilles hasteleveranser
- hvilke lokasjoner som avviker mest
Uke 3–6: Juster styringsmodell
- innfør min/max-nivå
- juster leveransefrekvens per lokasjon
- test behovsstyrt etterfyll på utvalgte punkter
Uke 7–12: Skaler og standardiser
- bruk data til å finjustere
- dokumenter ny rutine
- sett månedlig KPI-oppfølging
Oppsummering
Arbeidsplasser som lykkes med bærekraftig kaffedrift gjør tre ting riktig:
- De styrer etter faktisk forbruk, ikke antakelser.
- De bruker data for å redusere svinn og unødvendig transport.
- De kombinerer bedre drift med bevisste produktvalg.
Mindre svinn handler ikke om mer administrasjon.
Det handler om bedre beslutninger i en drift som allerede skjer hver dag.