Så hva er det egentlig du må adressere før kaffemaskinen er på plass, og de ansatte kan nyte en oppkvikkende espresso mellom møter?
Vel, jeg pleier å dele det inn i tre: Behov, tekniske forutsetninger, og driftsforutsetninger. Det er egentlig ingenting som er kjempevanskelig å løse, men det er viktig å tenke over det i forkant.
Når vi snakker om behov, handler det rett og slett om hva kaffemaskinen er ment å løse i utgangspunktet. Det er dumt å kjøpe en maskin som ikke oppfyller de behovene de ansatte faktisk har.
For det første, hva slags drikke er de ute etter? Filterkaffe? Espresso? Cappuccino eller kakao? Ønsker folk seg vann med kullsyre i tillegg? Her er det smart å enten sende ut en liten e-post eller lage et elektronisk spørreskjema, eller eventuelt ta det opp i plenum hvis dere er en mindre bedrift.
For det andre, hvor mye kaffe trenger dere? Jo flere og jo mer kaffetørste de ansatte er, desto høyere kapasitet må til. Det er vanlig for bedrifter med en del mennesker å kjøpe flere maskiner på én gang, for å slippe kø.
LES OGSÅ: Din guide til kaffe på jobben
For å ta et eksempel: Jeg hjalp nylig en bedrift som hadde kontorer i tre etasjer med å finne en god kaffeløsning. Vi endte opp med å velge totalt fem maskiner, slik at etasjene med åtti ansatte i hver kunne bruke to samtidig, mens etasjen med færre klarte seg fint med én.
Jeg bruker gjerne en tommelfingerregel på at en gjennomsnittlig kaffedrikker går gjennom 3–4 kopper på en dag, og disse tar omtrent 30 sekunder ved maskinen hver. På samme måte kan du regne ut omtrentlig pågang på din egen arbeidsplass.
Til slutt er det så klart viktig å huske på å si opp tidligere avtale(r), hvis dere bytter fra én til en annen. Vanligvis er det snakk om en oppsigelsestid på seks måneder, men ofte vil den nye leverandøren være villig til å ta litt av dobbelkostnadene om dere vil starte før.
Denne biten handler om hvor og hvordan dere kobler opp maskinen.
Hvor skal maskinen stå? Kanskje er plasseringen helt selvsagt, på en ledig benk på bedriftens kjøkken, men om det er flere muligheter lønner det seg å tenke seg om litt. Ideelt sett vil du finne et sted som treffer en balanse mellom å være usjenerende for dem som jobber, men ikke gjør at de må gå altfor langt. Sørg også for at det er plass til alle som skal ha kaffe, så ikke alle klumper seg sammen i et trangt lite rom eller hindrer andre i å komme seg forbi.
Så må du svare på om det faktisk finnes vann- og strømtilkobling til maskinen. Her kan du høre med leverandøren, men en vanlig kaffemaskin vil kreve det samme som en oppvaskmaskin. Du er også pålagt å bruke en elektronisk lekkasjestopper, så be leverandøren om å skaffe dette om ikke du har en fra før.
I tillegg er det noen potensielle spesialtilfeller som kan dukke opp. Jeg var for eksempel borti en bedrift som hadde kontorer i et verneverdig bygg, og dermed ikke fikk lov til å bore i veggen. Det hender også at det kan være vanskelig å fysisk frakte maskinene opp på kontoret om de er veldig store, og da må du ha en løsning på plass for dette. Leverandøren kan nok i så fall hjelpe deg.
LES OGSÅ: Hvordan kan kaffe øke trivselen på jobb?
Selv om en kaffemaskin er den mest selvgående kaffeløsningen, krever det fortsatt bittelitt vedlikehold. Rundt fem minutter hver dag må brukes på å tømme/fylle maskinen samt å aktivere et automatisk renseprogram. Dette kan enten gå på rundgang, eller så velger dere ut et par lokale helter til å ta ansvaret på sin kappe. Det viktige er at det blir gjort.
Deretter burde du plukke ut én eller to kontaktpersoner for leverandøren, og da lønner det seg naturlig nok å velge noen som ofte er på kontoret. Velg med omhu, for dette er menneskene som får en kaffeløsning til å gå fra god til eksepsjonell.
Til slutt må dere ha et lager for kaffebønner og annet utstyr. De fleste leverandører er innom på en jevn syklus. Da er det lurt å få fylt opp lageret av kaffe og annet maskinen trenger til neste gang leverandøren kommer innom. Uten dette vil jo driften av løsningen stoppe opp. Finn et skap eller lignende i nærheten av maskinen.
LES OGSÅ: Hva bør en kaffemaskin på jobb koste?
Ok, jeg løy. Det er jo så klart et fjerde punkt, nemlig å velge selve maskinen og leverandøren som skal levere den. Men dette har jeg skrevet mer om i en annen artikkel:
Hvordan velge riktig kaffemaskin til din bedrift
Der vil du nok finne svar på mye av det du lurer på.